Umgang mit Geschäftsunterlagen oft fahrlässig
Einer neuen Studie zufolge gehen Unternehmen zu leichtsinnig mit Dokumenten um. Häufig werden diese verlegt oder sie gehen ganz verloren. Die Schlamperei geht auf Kosten des Betriebsablaufs: Verzögerungen und steigende Verwaltungskosten sind die Folge.
Besonders in Unternehmen aus den Branchen Gesundheit, Bildung und Finanzen gehen häufig geschäftsrelevante Dokumente verloren. Zu diesem Ergebnis kommt der aktuelle Ricoh Process Efficiency Index (siehe externer Link). Den Papierbergen Herr zu werden, wird in Zukunft nicht leichter. Die Ansprüche an die Verwaltung werden wachsen: Experten erwarten für die kommenden Jahre eine rasante Zunahme von Daten und Unterlagen.
„Die Entwicklungen, die den Arbeitsplatz der Zukunft bestimmen werden, wie zum Beispiel die Globalisierung, tragen zur Informationsüberflutung bei. Bis 2020 wird der Umfang der digitalen Informationen um das 30-fache wachsen und die Anzahl der Dateien um das 60-fache steigen“, sagt Carsten Bruhn, Executive Vice President bei Ricoh Europe.
Für die Zukunft rüsten
Glaubt man Bruhn, so wird solides Informationsmanagement und die Einhaltung konsequenter Richtlinien beim Umgang mit Dokumenten für fast alle Unternehmen in Zukunft unverzichtbar. „Die Ergebnisse der Studie belegen, dass viele europäische Organisationen ihre geschäftsrelevanten Dokumentenprozesse noch nicht effektiv steuern. Damit sind sie für die Zukunft nicht gerüstet”, warnt der Experte.
Wie die Studie zeigt, sind selbst die am schärfsten regulierten Branchen vom Dokumenten-Chaos betroffen. Beispiel Gesundheitsbranche: Hier muss der Datenaustausch besonders zuverlässig und die Gültigkeit der Informationen gewährleistet sein. Doch ausgerechnet hier verfügen ein Drittel (29 Prozent) der Unternehmen laut Studie über keinerlei Kontrollmechanismen für ihre geschäftsrelevanten Dokumente.
Weil die Menge der Unterlagen, mit denen Unternehmen täglich arbeiten müssen, unaufhaltsam zunimmt, wird es immer schwerer, Gesuchtes rechtzeitig zu finden. Nicht einmal die Hälfte der europäischen Finanzdienstleister (45 Prozent) ist eigenen Angaben zufolge in der Lage, den Weg aller vertraulichen und geschäftskritischen Dokumente zu nachzuvollziehen. 20 Prozent der Befragten aus dieser Branche gaben an, dass sie zu diesem Zweck über keinerlei Prozesse oder Möglichkeiten verfügten.
Größtes Chaos im Bildungssektor
Bei jedem dritten europäischen Unternehmen (31 Prozent) besteht laut Studie die immerwährende Gefahr, wichtige Dokumente zu verlieren. Mit 38 Prozent erweisen sich Organisationen aus dem Bildungssektor hier als besonders gefährdet. Beim Thema Dokumentenverlust gaben die Vertreter dieser Branche an, „gelegentlich wichtige Geschäftsinformationen zu verlieren oder zu verlegen“. Im Justizsektor machten nur 14 Prozent derartige Angaben.
Dabei wissen viele Unternehmen um die Risiken, die ein unbedachter Umgang mit wichtigen Unterlagen mit sich bringen kann. Mehr als die Hälfte (52 Prozent) nannten signifikante Verzögerungen bei Geschäftsprozessen als schwerwiegendste Folge. Auch Imageschäden, nicht beglichene Rechnungen, der Verlust kritischer Geschäftsinformationen und nicht zuletzt unzufriedene Kunden werden als Folgeschäden benannt. SZ
Externe Links
Die vollständige Ricoh-Studie (Englisch)
