E-Rechnung: Weniger Bürokratie, geringere Kosten
Künftig werden auch elektronische Rechnungen für die Umsatzsteuer anerkannt. Für Unternehmen bedeutet das weniger Bürokratie und geringere Kosten.
Wer bisher Rechnungen per E-Mail, als Computer-Fax oder Text-Anhang verschickte, hat damit den Vorsteuerabzug seiner Kunden gefährdet. Denn der elektronische Rechnungsweg war nur dann gültig, wenn Rechnungen mit einer digitalen Signatur versehen waren oder via elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wurden. Dieses umständliche Verfahren hat viele Unternehmen veranlasst, an der klassischen Papier-Rechnung festzuhalten.
Seit dem 1. Juli haben sich die Spielregeln geändert. Die Bundesregierung setzt im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes eine entsprechende EU-Vorgabe um. Bei Rechnungen, die nach dem 30. Juni 2011 gestellt werden, verzichten die Finanzämter künftig auf die Pflicht der elektronische Signatur.
Vier Milliarden Euro sparen
Lob kommt vom Bundesverband der deutschen Industrie (BDI), dort bezeichnet man die Gleichstellung als „Durchbruch“, von dem besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren sollen. Der BDI rechnet für die Wirtschaft mit Einsparpotentialen in Höhe von vier Milliarden Euro und prognostiziert ein „deutliches steuerliches Mehraufkommen“.
Künftig bleibt es dem Rechnungssteller überlassen, wie er seine Rechnungen versenden will - vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Kosten für Versand und Druck der Rechnungen können damit in Zukunft deutlich niedriger ausfallen. Zudem kann die Rechnungsbearbeitung weiter automatisiert und damit günstiger werden.
Auch die Wahl der Soft- und Hardware, die zum Versenden der Rechnungen eingesetzt werden, ist jetzt freier geregelt. Ob per E-Mail oder Download, PC oder Smartphone: Wichtig ist, dass die Rechnung ankommt. Die neuen Vorlagen für den Transfer beschränken sich laut Bundesfinanzministerium (BMF) auf die Unversehrtheit des Inhalts sowie die klare Lesbarkeit der überstellten Rechnungen.
Noch Unklarheiten
Bei der Aufbewahrung der Rechnungen müssen Unternehmen beachten, dass die Unterlagen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt üblicherweise zehn Jahre. Doch Vorsicht: Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in nicht zulässig.
Wie genau die Einhaltung der aufgestellten Kriterien gewährleistet werden soll, ist noch nicht eindeutig festgelegt. Das BMF verlangt von Unternehmen ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“, das sicherstellen soll, dass die Rechnungen in der Substanz korrekt sind, die Kontoverbindung des Rechnungsstellers stimmt - „und ähnliches“, wie es auf der Webseite des BMF heißt. Was genau damit gemeint ist und welche Anforderungen an das betriebsinterne Kontrollverfahren gestellt werden, bleibt noch unklar. SZ
Externe Links:
Frage-Antwort-Katalog vom BMF zum Thema E-Rechnung
