Kapitulation vor der E-Mail-Flut
Viele Unternehmen sind von der täglich hereinbrechenden E-Mail-Flut überfordert und überlassen es meist ihren Mitarbeitern, dieser Herr zu werden. Allzu oft gehen so wichtige Geschäftsunterlagen verloren.
Eine aktuelle Untersuchung des Archivmanagement- und Datenarchivierungsspezialisten Iron Mountain sollte rund 90 Prozent aller Unternehmen aufhorchen lassen: Deren laxes Management ihrer elektronischen Post kann Kosten und Ärger verursachen.
Durchschnittlich 200 E-Mails am Tag
Im kommenden Jahr werden Mitarbeiter eines großen Unternehmens durchschnittlich 200 E-Mails am Tag erhalten, schätzt die Studie. Angestellten fällt es dabei immer schwerer zu entscheiden, was geschäftlich relevant und damit die Archivierung wert ist und was nicht. Gerade einmal zwölf Prozent der Unternehmen haben bislang verbindliche Vorgaben für den Umgang mit E-Mails. Eine Nachlässigkeit, die Konsequenzen haben kann.
Denn viele Angestellte gehen täglich einen recht bequemen Weg, um sich vor Dokumenten-Chaos und Stress zu schützen: Sie löschen E-Mails einfach. Rund 20 Prozent der E-Mails eines Unternehmens landen so im Mülleimer. Gleichzeitig müssen geschäftsrelevante Inhalte bei internen wie auch externen Prüfungen aber jederzeit zur Verfügung stehen und deswegen im E-Mail-System vorliegen - auch weil es der Gesetzgeber so fordert: Es gibt gesetzliche Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen, etwa in Bezug auf die digitale Betriebsprüfung oder die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, die eingehalten werden müssen.
E-Mails sind mehr als Nachrichten
„E-Mails sind schon längst mehr als Nachrichten, sie sind geschäftsrelevante Dokumente. Dennoch ignorieren etliche Unternehmensverantwortliche diese Tatsache und gehen mit dem Thema nachlässig um“, sagt Anke Mittelstädt von Iron Mountain.
Welche Daten oder Inhalte geschäftsrelevant sind, kann von Mitarbeitern nicht ohne Weiteres eingeschätzt werden. Die meisten Angestellten verfügen nicht über das Know-How oder die Expertise, die Wertigkeit der geschäftlichen Daten richtig einzuschätzen. Wenn sie in diesem Bereich trotzdem die Deutungshoheit und Entscheidungsgewalt erhalten, läuft das Unternehmen Gefahr, wichtige Unterlagen zu verlieren.
Löschen bleibt vorerst Standard
Den Risiken und gesetzlichen Vorgaben zum Trotz hat sich in den Unternehmen eine gewisse Gleichgültigkeit entwickelt. Nachrichten einfach zu löschen bleibt daher vorerst gang und gäbe. Gleichzeitig unterliegt die Handhabe der elektronischen Post den Vorlieben der Mitarbeiter und damit dem Zufall.
Der Erhebung nach ist der individuelle Umgang mit E-Mails in Unternehmen nämlich von Angestelltem zu Angestelltem völlig unterschiedlich. Manche lesen und beantworten nach Wichtigkeit, manche nach Erhalt. Einige lassen ihre E-Mails vorsortieren und andere kümmern sich ausschließlich zu festen Zeiten um ihr Postfach. Ein systematisches Informationsmanagement ist auf dieser Basis fast unmöglich und schadet dem Unternehmen. pte/ SZ
