E-Mails kosten täglich 40 Minuten Arbeitszeit
Die E-Mail hat die Kommunikation extrem beschleunigt - doch das Medium ist auch ein Bremsklotz. Die elektronische Post zu sichten, Mails weiterzuleiten und nicht zuletzt Spam zu entfernen, vernichtet an jedem Bürotag im Durchschnitt 40 Minuten Arbeitszeit. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist in vielen Fällen effizienter.
E-Mails halten Büroangestellte zunehmend von der Arbeit ab. Wie aus einer Befragung des britischen Henley Management College in Reading von 180 Führungskräften hervorgeht, sieht ein Großteil der Mitarbeiter in der Regel alle fünf Minuten nach, ob neue E-Mails eingegangen sind. Der Aufwand für die tägliche E-Mail-Kommunikation lässt sich hochrechnen: Demnach verbringen Angestellte im höheren Management im Schnitt drei hoch bezahlte Berufsjahre mit der Bearbeitung elektronischer Post.
Dabei sind Unterbrechungen pures Gift für effizientes Arbeiten. In einem Experiment der Universität Cardiff brauchten die Versuchspersonen bei einer fünfsekündigen Unterbrechung durch E-Mails im Schnitt jedes Mal 64 Sekunden, um sich wieder auf den davor bearbeiteten Sachverhalt zu konzentrieren.
Für Teamarbeit nur bedingt geeignet
Experten sehen außerdem noch weitere Nachteile in der E-Mail-Kommunikation. So wirke sich alleiniger E-Mail-Kontakt vor allem in Teams negativ aus: Der elektronische Briefverkehr führe nicht selten zu einer Verschlechterung zwischenmenschlicher Beziehungen, meint Unternehmensberater Bernd Höhne von jobdot.de. Kommuniziert eine Gruppe per E-Mail, neige sie dazu, Diskussionen in die Länge zu ziehen und zuvor getroffene Entscheidungen zu verwässern. Persönliche Treffen sind meist zielführender.
Einer Analyse der Rutgers University zufolge lügen Menschen in E-Mails häufiger als auf herkömmlichen Wegen der Kommunikation. In einem Test belogen 92 Prozent der Teilnehmer die Empfänger von E-Mails absichtlich. Zum Vergleich: Von den parallel untersuchten Briefeschreibern sagten 64 Prozent nicht die Wahrheit. Außerdem werden Menschen in E-Mails schneller sarkastisch und tätigen für das Team mehr unproduktive Äußerungen. Konflikte zwischen Teammitgliedern sollten daher unter keinen Umständen via E-Mail, sondern im persönlichen Gespräch ausgetragen werden. Denn in vielen Fällen kommt es zu Missverständnissen und emotionalen Kränkungen, die häufig in Eskalationen enden.
In Ruhe arbeiten
Der Zeitgewinn durch den schnellen Informationsaustausch per E-Mail kann diese negativen Effekte nicht aufwiegen. Im Gegenteil: Im Alltag kosten E-Mails zu viel Zeit. Um dem entgegenzuwirken, sollten Angestellte ihr E-Mail-Programm auf manuellen Abruf einstellen oder wenigstens längere Intervalle wählen. So bekommt man vielleicht nicht alle Neuigkeiten in Echtzeit mit, arbeitet aber konzentriert und damit effizient. pte / MB
Externe Links:
Homepage des Henley Management College, University of Reading
Homepage der Cardiff University
Homepage der Rutgers University, New Jersey
Unternehmensberatung Jobdot.de
