Digitale Daten archivieren - strukturiert und rechtssicher
Moderne Archivierungssysteme sparen Zeit und Geld
Jeden Tag füllen mehr Daten die Fileserver und E-Mail-Postfächer in den Unternehmen, gleichzeitig werden kaum Daten gelöscht. Den Überblick über diesen stetig dichter werden Informationsdschungel zu behalten ist ohne technische Lösungen kaum möglich. Sie können helfen, Daten effizient, sicher und vor allem rechtskonform zu archivieren.
Der Anteil an Daten, die älter als ein Jahr sind, liegt in den meisten Unternehmen bei über 80 Prozent. Viele Dateien sind doppelt vorhanden. Überquellende Postfächer, riesige Dateisysteme und endlos dauernde Datensicherungsaufträge sind in jeder IT-Abteilung bekannt. Diese Daten zu strukturieren und effizient nutzbar zu machen, ist meist nur noch technisch möglich. Hinzu kommt häufig die Anforderung, gewisse Informationen rechtssicher zu speichern.
Für strukturierte Daten aus Systemen der elektronischen Rechnungsprüfung und der Buchhaltung sind heute Lösungen in Form von Dokumenten Management Systemen etabliert. Weniger verbreitet sind nach Ansicht des Schweizer IT-Dienstleisters uniQconsulting AG Lösungen, die sich den unstrukturierten Daten des Unternehmens annehmen. Dazu zählen die klassischen Office-Dateien und E-Mails, die in Bezug auf Inhalt und Form sehr unterschiedlich sein können.
Alte Daten auslagern
Alle Archivdaten auf schnellen und teuren Speichersystemen vorzuhalten macht wenig Sinn: Die Häufigkeit des Zugriffs auf die Daten nimmt mit deren Alter markant ab, sodass ältere Informationen auf günstigeren Speichern ausgelagert und archiviert werden können. Das Archiv wird weiter entrümpelt, indem eine Datei nur einmal in den Archivspeicher geschrieben wird. Für identische Kopien werden nur noch Verweise erstellt, dies wird auch als „Single Instancing“ bezeichnet. Bei aktuellen Archivierungssystemen spielt es dabei keine Rolle, ob diese Datei als Anhang in einer E-Mail oder auf dem Fileserver gespeichert ist.
Weitere Zeit- und Kostenvorteile lassen sich aus der Entlastung der Datensicherung ziehen. Ein Archiv muss weit weniger häufig gesichert werden als die primären Datenbestände. Der Bedarf an Zeit und Speicherplatz für die Datensicherung sinkt. Außerdem kann der früher oder später notwendige Ausbau der Datensicherungsinfrastruktur aufgeschoben werden.
Nutzerverhalten berücksichtigen
Der durschnittliche Computernutzer interessiert sich wenig für Speicherkosten und Datensicherung. Er will wie gewohnt auf seine E-Mails und Dateien zugreifen, egal, in welchem Datenspeicher sich diese befinden. Deshalb ist es wichtig, dass der Zugriff auf archivierte Daten für den Benutzer transparent und wie gewohnt abläuft. Entscheidend für die Akzeptanz ist, dass dabei die Ordnerstruktur erhalten bleibt und der Benutzer beispielsweise seine archivierten E-Mails auch im E-Mail-Client wiederfindet.
Rechtssicherheit herstellen
Heute ist es selbstverständlich, Geschäfte mithilfe digitaler Kommunikationsmittel wie E-Mail abzuwickeln. Die Konsequenzen, welche sich durch die digitale Übertragung und Speicherung geschäftsrelevanter Daten ergeben, werden dabei kaum beachtet. Ohne geeignete Maßnahmen ist die Beweisführung für ein Unternehmen, etwa im Falle eines Rechtsstreites, sehr aufwändig oder gar unmöglich. Moderne Archivlösungen können im Zusammenspiel mit organisatorischen Maßnahmen und den geeigneten Speichersystemen die Rechtssicherheit gewährleisten und das Wiederfinden von relevanten Informationen aus Postfächern und Dateisystemen ermöglichen. pte/MB
Externe Links:
Archivlösungen von uniQconsulting AG
