Videokonferenzen machen Geschäftsreisen überflüssig - manchmal

Der WWF rechnet vor: Mit Telepräsenz-System lassen sich Milliarden sparen

New York, Rio, Tokyo: Geschäftsreisen sind ein enormer Kostenfaktor für Unternehmen. Dabei könnten viele Sitze dank Telepräsenztechnik künftig leer bleiben.(Foto: paul prescott/Fotolia.de)

Wenn es etwas zu besprechen gibt, dann trifft man sich. Das persönliche Treffen ist aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken. Manche Experten gehen davon aus, dass das in Zukunft anders sein wird: Wenn Verhandlungen nicht mehr persönlich, sondern per Videokonferenz geführt werden, die ein realistisches Gesprächsszenario ermöglichen. Sparpotential: Milliarden Dollar.

Ryan Bingham, Die Figur, die im Film „Up in the Air“ von George Clooney gespielt wird, ist immer auf Reisen. Sein Auftrag: Für Unternehmen Mitarbeiter entlassen, die sich selbst nicht trauen, das Kündigungsgespräch zu führen. Sein Leben könnte besser nicht sein - bis eine junge Kollegin seine Reisen überflüssig macht. Denn ihr Vorschlag wird umgesetzt, die Mitarbeiter nicht mehr im persönlichen Gespräch, sondern per Videokonferenz zu entlassen. Das hätte viele Vorteile: Es fallen keine Reisekosten mehr an. Und die Kündigungsexperten können in derselben Zeit mehr Entlassungsgespräche führen, weil sie eben nicht mehr reisen müssen. Dagegen ist nicht viel zu sagen. Geschäftsreisen sind - auch in der realen Geschäftswelt fernab von Hollywood - ein enormer Kostenfaktor.

Diese Kosten lassen sich reduzieren, wie die Partnerorganisation des World Wide Fund For Nature (WWF), das Carbon Disclosure Project (CDP) aufzeigt. Anhand von Telepräsenz-Systemen, die gegenüber herkömmlichen Videokonferenzen ein verbessertes Bild des Gesprächspartners übermittelten, ließen sich Budgets wie auch die Treibhausgasbilanzen der Firmen erheblich entlasten. Einsparungen in Höhe mehrerer Milliarden Dollar seien möglich.

Mimik und Gestik bleiben erhalten

"Videokonferenzen bieten eine hervorragende Alternative zu Geschäftsreisen", sagt Josef Jarosch, Geschäftsführer von Siemens Enterprise Communications Österreich. Persönliche Treffen in Konferenzräumen seien neben immensen Kosten, etwaigen Flugverspätungen oder -absagen mit einem hohen zeitlichen und organisatorischen Aufwand verbunden. Mimik und Gestik als wichtige Kommunikationskomponenten blieben bei Videokonferenzen trotz physischer Abwesenheit aber erhalten.

Allein in den USA und Großbritannien können Unternehmen nach CDP-Angaben mit Videokonferenzen bis 2020 rund 19 Milliarden Dollar sparen. Zudem ließen sich Kohlendioxid-Emissionen um 5,5 Millionen Tonnen reduzieren. "In Deutschland dürfte sich ein ähnliches Bild ergeben", schätzt das CDP. Zwar seien die Distanzen hier geringer. Die Reisetätigkeit sei vor allem mit dem Flugzeug aber nach wie vor hoch. Die Reduzierung von Dienstreisen sei für Unternehmen ein "erster, einfacher und kostengünstiger Schritt", betont der WWF.

Realistisches Gesprächsszenario mit mehreren Teilnehmern schwierig

Besonders große Unternehmen fänden bei Videokonferenzsystemen hohes Einsparpotenzial vor. Richtet etwa ein Konzern mit einem Umsatz von mehr als einer Milliarde Dollar vier Telepräsenzräume ein, amortisieren sich die Investitionen innerhalb von 15 Monaten, errechnet das CDP. Bereits innerhalb des ersten Jahres fallen 900 Geschäftsreisen weniger an. Innerhalb von fünf Jahren könnten 2,3 Millionen Tonnen an CO2-Emissionen gespart werden. Darüber hinaus würden Entscheidungsprozesse im Betrieb beschleunigt und die Produktivität gesteigert.

Aktuelle Videokonferenzsysteme haben aber noch Grenzen: Eine realistische Gesprächssituation kann mit mehr als zwei Gesprächsteilnehmern noch nicht hergestellt werden, weil dafür eine dreidimensionale Bilderzeugung nötig wäre. Für eine realistisch anmutende Konferenz ist noch viel Forschungsarbeit nötig.

Im Film „Up in the air“ ist Ryan Bingham übrigens wieder auf Reisen gegangen. Videokonferenzen können manche persönlichen Gespräche eben doch nicht ersetzen. pte/ZU